Büroagent für Maler.

Der Abend nach der Baustelle

Tagsüber wird gestrichen und tapeziert, abends kommt der Rest: Flächen aus den Notizen zusammenrechnen, Türen und Fenster abziehen, Abdecken und Grundierung nicht vergessen, Angebot schreiben, nachfragen, später die Rechnung. Diese Stunden soll Büroagent dir abnehmen.

Büroagent ersetzt nicht dein Handwerk und nicht dein Urteil. Er bereitet vor, du bestätigst. Kein Angebot, keine Rechnung und keine Mahnung geht raus, bevor du sie freigibst.

Typische Aufträge sind schon vorbereitet

Für diese Auftragsarten kennt Büroagent die üblichen Positionen. Steht in der Anfrage ein Stichwort wie „renovieren“, „Raufaser“, „Fassade“ oder „Schimmel“, schlägt er die passende Liste vor. Du streichst, was du nicht brauchst, und ergänzt, was fehlt.

• Wohnung renovieren
• Tapezieren
• Lackierarbeiten
• Fassade
• WDVS und Dämmung
• Schimmel

• Streichen, spachteln, tapezieren.Wandflächen zweimal Dispersion, Latex für Küche und Bad, Decken, zusätzliche Lage, Grundieren, Flecken isolieren, Risse und Löcher spachteln, Spachtelqualitäten Q2, Q3 und Q4, Schleifen und Staubbindung, Raufaser, Vlies, Mustertapete mit Rapport, alte Tapete entfernen.
• Lackieren.Fenster und Türen, Innentür mit Zarge, Heizkörper, Fußleisten, Treppengeländer, Holzbauteile lasieren.
• Fassade und Dämmung.Fassade reinigen, streichen und Risse sanieren, Wärmedämmverbundsystem mit Armierungsgewebe und Oberputz, Betonschutzanstrich, Gerüst auf- und abbauen, Garage mit Bodenbeschichtung, Schimmel sanieren, dekorative Spachteltechnik.
• Das, was oft fehlt.Abkleben und Abdecken, Böden mit Abdeckvlies schützen, Acrylfugen ziehen, Endreinigung und Entsorgung, Anfahrt, Stundenlohn für Maler und Helfer.
• 57 Positionen insgesamt.40 Leistungen und 17 Materialien, von Dispersionsfarbe über Tiefgrund und Spachtelmasse bis Kreppband und Abdeckfolie.

Aufmaß: Maße sprechen statt Zettel

Beim Aufmaß hast du Zollstock oder Laser in der Hand. Deshalb sagst du die Maße einfach an, zum Beispiel „Wohnzimmer, Wand 4,20 mal 2,50, Tür abziehen“. Büroagent rechnet die Flächen und legt sie nach Raum geordnet ab. Wer lieber tippt, geht Schritt für Schritt: Raum, Leistung, Länge mal Breite.

1. Im Menü „Aufmaße“ auf „+ Neu“ tippen und den Kunden wählen.
2. „Einsprechen“ und die Maße sagen. Oder „Schritt für Schritt“ antippen.
3. Mit „Ins Angebot“ gehen die Mengen als Positionen direkt in ein Angebot.

• Drei Vorlagen, die dich erinnern.„Wohnung renovieren“ fragt nach Wandfläche, Deckenfläche, Türen, Fenstern und Heizkörpern. „Fassade“ nach Fassadenfläche, Fensterlaibungen, Sockelfläche und Gerüstfläche. „WDVS“ nach Dämmfläche, Laibungen und Sockelabschluss.
• Abzüge ohne Rechnen.Tür und Fenster ziehst du mit ihren Maßen ab. Aus „2 Meter 50“ wird beim Einsprechen 2,50.
• Schätzung noch vor Ort.Aus deinen Preisen und deinen letzten Rechnungen zeigt Büroagent, was der Auftrag ungefähr kostet. Der Kunde kann das Aufmaß vor Ort gegenzeichnen.

Deine Preise, deine Abrechnungsart

Büroagent liefert keine Preise mit. Die Startliste enthält Positionen, Einheiten und Richtwerte für Menge und Zeit, die Preise trägst du selbst ein. So bleibt deine Kalkulation deine. Die Richtwerte sind Vorschläge: Mit jedem Auftrag lernt Büroagent deine eigenen Zeiten und Mengen, und bei jedem Vorschlag steht, ob er ein Richtwert ist oder aus deinen Aufträgen kommt.

Wie du abrechnest, entscheidest du je Position und Angebot:

• Preis je m² mit Material.Du trägst den Komplettpreis ein, etwa für das Streichen inklusive Farbe, und gibst unter „darin Material“ den Materialanteil an. Das Angebot übernimmt den Komplettpreis und kennt den Lohnanteil.
• Kunde stellt das Material.Haken „Material stellt der Kunde“ setzen, dann gilt nur der Lohn. Das steht auch im Positionstext.
• Stundenlohn.Für Maler und Helfer gibt es eigene Stundenlohn-Positionen, dazu die Anfahrt als Pauschale.
• Material mit Einkaufspreis und Aufschlag.Du pflegst den Einkaufspreis, der Verkaufspreis ergibt sich aus deinem Materialaufschlag. Ihn stellst du einmal in der Arbeitsweise ein. Bereits geschriebene Angebote behalten ihren Preis.

Privatkunden: § 35a automatisch

Bei Privatkunden weist Büroagent im Angebot und auf der Rechnung den Lohnanteil für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG aus, als Summenblock, ohne dass du rechnen musst. Bei Geschäftskunden erscheint der Block nicht. Welche Rechnung an wen geht, erkennt Büroagent aus den Kundendaten.

Der Block zeigt Summen, keine Aufteilung in Lohn und Material je Zeile.

Material: ausrechnen, anfragen, vergleichen

Aus dem Aufmaß rechnet Büroagent die Materialmenge in ganzen Gebinden. Du wählst deine Lieferanten, die Preisanfrage geht an alle per Mail. Die Angebote liest Büroagent aus und stellt sie Position für Position nebeneinander. Du siehst auch, wer was nicht liefern kann.

1. Im Auftrag unter „Material & Einkauf“ auf „Material ermitteln“.
2. Lieferanten wählen, Preise anfragen oder direkt bestellen.
3. Kommt die Ware: Lieferschein fotografieren, Büroagent legt den Wareneingang an.

• Restmaterial.Was übrig bleibt, kannst du ins Lager buchen. Dafür stellst du in der Arbeitsweise Material auf „Voll“.

Abnahme beim Kunden, Mängel mit Foto

Die fertige Wohnung hältst du am Handy in drei Schritten fest: Ergebnis wählen, Fotos machen, Kunde unterschreibt mit dem Finger. Gab es Mängel, etwa eine Stelle zum Nacharbeiten, schreibst du jeden mit Foto und Frist auf. Das Protokoll liegt als PDF in der Akte des Auftrags. Mit der Abnahme beginnt die Frist für Mängelansprüche, das Datum steht im Protokoll.

Rechnung, E-Rechnung und Mahnen

Die Rechnung liegt nach der Abnahme bereit: Positionen aus dem Angebot, Leistungsdatum aus der Abnahme, Rechnungsdatum und Zahlungsfrist schon eingetragen. Mit „Festschreiben und senden“ geht sie als E-Rechnung (ZUGFeRD, an Behörden XRechnung mit Leitweg-ID) an den Kunden.

Ist eine Rechnung überfällig, liegt die Zahlungserinnerung fertig da, du tippst auf „Jetzt senden“. Für deinen Steuerberater gibt es den DATEV-Export, und Rechnungen deiner Lieferanten liest Büroagent aus und ordnet sie zu.

Mails, die sich selbst einsortieren

Du leitest Mails an deine Büroagent-Adresse weiter. Büroagent erkennt Anfragen, Zusagen, Absagen, Terminwünsche, Zahlungen und Lieferantenrechnungen, findet Kunde und Angebot selbst und legt dir den nächsten Schritt hin. Sagt eine Kundin zu, steht der Auftrag nach einem Klick. Dein Mail-Passwort brauchst du dafür nicht herauszugeben.

Fragen von Malerbetriebe