E-Rechnung im Handwerk: Was du wissen musst.
Die E-Rechnung kommt für alle Betriebe. Sie ist schnell erledigt. Was dich wirklich Abende kostet, ist der Papierkram drumherum. Hier steht, was wann gilt, und wie Büroagent dir beides abnimmt.
Bin ich bereit? Der Check in 3 Fragen.
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Jede Rechnung geht dort automatisch als E-Rechnung raus. Angebote, Aufmaß, Mahnungen und Belege erledigst du gleich mit. Keine Steuerberatung, Stand Oktober 2026.
Die E-Rechnung ist Pflicht. Der Rest frisst deine Abende.
Für die E-Rechnung brauchst du sowieso ein Programm. Dann nimm eins, das dir gleich das ganze Büro abnimmt, vom Handy aus. Die E-Rechnung läuft dabei einfach mit.
Mails sortieren sich selbst
Anfrage, Zusage, Terminwunsch oder Lieferantenrechnung: Büroagent erkennt die Mail und legt sie in die richtige Akte. Du bestätigst nur.
Aufmaß diktieren statt abends tippen
Auf der Baustelle sprechen, Büroagent rechnet die Flächen. Daraus wird gleich ein Angebot mit deinen Preisen.
Nachfassen, ohne daran zu denken
Hat ein Kunde auf dein Angebot nicht geantwortet, erinnert dich Büroagent. Die Nachricht liegt fertig bereit.
Rechnung aus der Abnahme
Leistungsdatum, Positionen und Zahlungsfrist stehen schon drin. Drei Schritte, und sie ist raus.
Mahnen mit einem Klick
Überfällige Rechnungen sieht Büroagent selbst. Die Zahlungserinnerung schickst du mit einem Tipp.
Belege für den Steuerberater
Lieferantenrechnungen werden ausgelesen und geprüft. Für deinen Steuerberater lädst du alles gesammelt herunter.
Wann gilt was?
- Seit 1. Januar 2025Jeder Betrieb muss E-Rechnungen von anderen Firmen empfangen und lesen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer.
- Ab 1. Januar 2027Betriebe mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen Rechnungen an Firmen als E-Rechnung schreiben.
- Ab 1. Januar 2028Dann gilt das für alle Betriebe. Papier und normales PDF reichen bei Rechnungen an Firmen nicht mehr.
Maßgeblich ist der gesamte Umsatz deines Betriebs im Vorjahr, nicht nur der Teil mit Firmenkunden. Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen.
Und die E-Rechnung selbst? Läuft einfach mit.
Jede Rechnung als E-Rechnung
Büroagent schreibt deine Rechnungen gleich als ZUGFeRD. Das ist ein PDF, das jeder öffnen kann, mit den Daten im Inneren. Du musst dafür nichts einstellen.
XRechnung für Behörden
Arbeitest du für Stadt oder Land, trägst du beim Kunden die Leitweg-ID ein. Dann erstellt Büroagent automatisch eine XRechnung.
Lieferantenrechnungen lesen
E-Rechnungen deiner Lieferanten leitest du einfach an deine Büroagent-Adresse weiter. Büroagent liest sie aus, prüft sie und legt einen Buchungsvorschlag an.
Das Format der Rechnungen ist mit dem gängigen Prüfwerkzeug für ZUGFeRD (Mustang) getestet. Kleinunternehmer bekommen automatisch den Hinweis nach § 19 UStG auf die Rechnung.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Brauche ich als kleiner Handwerksbetrieb eine E-Rechnung?
Empfangen können musst du E-Rechnungen schon seit 2025. Selbst schreiben musst du sie bei Rechnungen an Firmen spätestens ab 2028, bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz schon ab 2027.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht gilt nur zwischen Firmen. Privatkunden bekommen weiter eine normale Rechnung. Büroagent schickt trotzdem eine E-Rechnung im PDF, die jeder ganz normal öffnen kann.
Ist ein PDF per Mail schon eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem festen, maschinenlesbaren Format. Bei ZUGFeRD steckt diese Datei im PDF, bei der XRechnung kommt sie als eigene Datei.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist ein PDF, das man ansehen kann, mit den Daten im Inneren. Die XRechnung ist eine reine Datendatei, die vor allem Behörden verlangen, meist zusammen mit einer Leitweg-ID. Büroagent kann beides.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein, Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Schreiben ausgenommen. Empfangen können musst du sie aber trotzdem.
Gibt es Ausnahmen?
Ja, zum Beispiel Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto. Sie dürfen weiter auf Papier oder als normales PDF verschickt werden.
Diese Seite erklärt die Regeln vereinfacht und ersetzt keine Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.
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