Auftragsverarbeitungsvertrag (Fassung vom 23.10.2026)

Frühere Fassung. Die aktuelle Fassung steht unter buero-agent.de/avv.

Stand: 23. Oktober 2026 (Version 2026-10-23)

Dieser Vertrag regelt, wie Büroagent personenbezogene Daten im Auftrag deines Betriebs verarbeitet. Er wird beim Anlegen des Büroagent-Kontos abgeschlossen und gilt, solange der Betrieb Büroagent nutzt, einschließlich der kostenlosen Testphase. Er beruht auf den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 28 Abs. 7 DSGVO (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915).

Abschnitt I

Klausel 1 – Zweck und Anwendungsbereich

a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.

b) Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.

c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

d) Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Klausel 2 – Unabänderbarkeit der Klauseln

a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

b) Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3 – Auslegung

a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.

c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4 – Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Klausel 5 – Kopplungsklausel

a) Eine Einrichtung, die nicht Partei dieser Klauseln ist, kann diesen Klauseln mit Zustimmung aller Parteien jederzeit als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter beitreten, indem sie die Anhänge ausfüllt und Anhang I unterzeichnet.

b) Nach Ausfüllen und Unterzeichnen der unter Buchstabe a genannten Anhänge wird die beitretende Einrichtung als Partei dieser Klauseln behandelt und hat die Rechte und Pflichten eines Verantwortlichen oder eines Auftragsverarbeiters entsprechend ihrer Bezeichnung in Anhang I.

c) Für die beitretende Einrichtung gelten für den Zeitraum vor ihrem Beitritt als Partei keine aus diesen Klauseln resultierenden Rechte oder Pflichten.

Abschnitt II – Pflichten der Parteien

Klausel 6 – Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Klausel 7 – Pflichten der Parteien

7.1. Weisungen

a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2. Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4. Sicherheit der Verarbeitung

a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5. Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

a) Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens 4 Wochen im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8. Internationale Datenübermittlungen

a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.

b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klausel 8 – Unterstützung des Verantwortlichen

a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

1) Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;

2) Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;

3) Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;

4) Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klausel 9 – Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:

1) die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

2) die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;

3) die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);

b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;

c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

Abschnitt III – Schlussbestimmungen

Klausel 10 – Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn

1) der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;

2) der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;

3) der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.

c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

Ergänzende Vereinbarungen

Diese Regelungen ergänzen die Klauseln. Sie gelten nur, soweit sie den Klauseln 1 bis 10 nicht widersprechen (Klausel 2 Buchstabe b, Klausel 4).

1. Nachweise und Kontrollen (zu Klausel 7.6). Der Auftragsverarbeiter weist die Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen vorrangig durch Unterlagen nach, etwa durch Anhang III, Prüfberichte oder Zertifikate des Rechenzentrums, soweit diese die Fragen des Verantwortlichen beantworten. Kontrollen vor Ort kündigt der Verantwortliche in der Regel mindestens zwei Wochen vorher an und führt sie während der üblichen Geschäftszeiten und mit Rücksicht auf den Betriebsablauf durch; ohne besonderen Anlass genügt in der Regel eine Kontrolle im Kalenderjahr. Diese Regeln gelten nicht, soweit konkrete Anhaltspunkte für einen Verstoß gegen diese Klauseln oder die DSGVO bestehen, nach einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten oder wenn eine Aufsichtsbehörde die Prüfung verlangt; dann genügt eine dem Anlass angemessene Vorankündigung. Ein beauftragter Prüfer muss zur Verschwiegenheit verpflichtet sein und darf kein unmittelbarer Wettbewerber des Auftragsverarbeiters sein. Die Kosten einer Kontrolle ohne Anlass trägt jede Partei selbst.

2. Weisungen (zu Klausel 7.1). Weisungen erteilt der Verantwortliche in Textform. Für Leistungen, zu denen der Auftragsverarbeiter nach diesen Klauseln oder der DSGVO ohnehin verpflichtet ist, berechnet er nichts. Weisungen, die darüber und über den Leistungsumfang des Hauptvertrags hinausgehen, kann er gegen eine vorher genannte, angemessene Vergütung ausführen.

3. Nebenleistungen. Keine Unterauftragsverarbeitung sind Leistungen Dritter ohne Zugriff auf personenbezogene Daten des Verantwortlichen, zum Beispiel Telekommunikation, Post- und Reinigungsdienste.

4. Haftung. Für die Haftung der Parteien untereinander gelten die Regelungen des Hauptvertrags (Allgemeine Geschäftsbedingungen von Büroagent). Art. 82 DSGVO und die Ansprüche betroffener Personen bleiben unberührt und werden durch diesen Vertrag weder ausgeschlossen noch beschränkt.

5. Abgrenzung der Rollen. Dieser Vertrag gilt für die Daten, die der Auftragsverarbeiter im Auftrag des Betriebs verarbeitet (Anhang II). Für eigene Zwecke ist der Anbieter selbst Verantwortlicher, insbesondere für die Vertragsverwaltung und Abrechnung mit dem Betrieb, für die Zugangsdaten der Nutzer, soweit er sie zum Schutz seines Dienstes auswertet, und für eigene gesetzliche Nachweispflichten. Darüber informiert die Datenschutzerklärung (buero-agent.de/datenschutz).

6. Meldung von Verletzungen (zu Klausel 9.2). Der Auftragsverarbeiter meldet eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens 24 Stunden nachdem er davon erfahren hat, auch an Wochenenden und Feiertagen. Die 24 Stunden sind eine Höchstfrist und keine Wartefrist.

Anhang I – Liste der Parteien

Verantwortlicher: der Handwerksbetrieb, der das Büroagent-Konto angelegt hat, mit Name, Anschrift und Kontakt, wie im Konto hinterlegt. Die Person, die das Konto anlegt, erklärt, den Betrieb vertreten zu dürfen. Datum und Versionsstand der Zustimmung werden im Konto gespeichert.

Auftragsverarbeiter: Jeffrey Hart, Büroagent, Triftweg 6, 38173 Sickte, Deutschland. Kontakt für Datenschutz: hallo@buero-agent.de.

Tätigkeit: Bereitstellung der Software Büroagent als Online-Dienst (Software as a Service).

Anhang II – Beschreibung der Verarbeitung

Kategorien betroffener Personen

• Kundinnen und Kunden des Betriebs sowie deren Ansprechpersonen
• Lieferanten, Nachunternehmer und deren Ansprechpersonen
• Beschäftigte des Betriebs, die Büroagent nutzen oder deren Arbeitszeiten erfasst werden
• Inhaberinnen und Inhaber des Betriebs

Kategorien personenbezogener Daten

• Stamm- und Kontaktdaten: Name, Anschrift, Telefon, E-Mail, Ansprechperson
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zahlungsstatus, Bankverbindung, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Auftragsdaten: Baustellenadresse, Aufmaß, Termine, Notizen, Fotos und Dokumente
• Beschäftigtendaten: Name, Rolle, Login, Arbeitszeiten und Zuordnung zu Aufträgen
• Nutzungs- und Protokolldaten: Anmeldezeitpunkte, Änderungsprotokoll, technische Logs
• Sprachaufnahmen und daraus erzeugter Text, wenn die Sprachfunktion genutzt wird
• E-Mail-Inhalte und Empfängeradressen von Nachrichten, die aus Büroagent versendet werden

Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO) und Daten über Straftaten (Art. 10 DSGVO): Büroagent ist für solche Daten nicht vorgesehen und hat keine Felder dafür. Sie können aber in Freitexten, Notizen, Fotos, Diktaten oder Mails zufällig enthalten sein, zum Beispiel ein Hinweis auf eine Erkrankung als Grund für einen barrierefreien Umbau. Dafür gilt:

• Der Betrieb erfasst solche Angaben nur, soweit sie für den Auftrag nötig sind, und löscht sie, sobald er sie nicht mehr braucht. Freitexte, Notizen und Fotos kann er jederzeit selbst löschen; ausgenommen sind festgeschriebene Belege.
• Der Auftragsverarbeiter wertet Inhalte nicht aus und sieht sie nur ein, wenn der Betrieb ihn im Einzelfall um Unterstützung bittet; Anlage und Entfernen des dafür nötigen Support-Zugangs werden protokolliert.
• Inhalte gehen nur an die KI-Funktionen, wenn der Betrieb sie freigeschaltet hat und eine Person sie im Einzelfall auslöst; der Betrieb kann die KI-Funktionen jederzeit abschalten.
• Gelernte Vorschläge (zum Beispiel Schreibweisen, Leistungen) bleiben im Betrieb und werden nicht mit anderen Betrieben geteilt.
• Es gelten alle Maßnahmen aus Anhang III, insbesondere Rechtevergabe im Betrieb, Mandantentrennung und Verschlüsselung. Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (Art. 10 DSGVO) gibt der Betrieb nicht ein.

Art der Verarbeitung: Speichern, Ordnen, Anzeigen, Ändern, Auswerten, Erstellen von Dokumenten (Angebote, Rechnungen, E-Rechnungen), Versand von E-Mails im Auftrag des Betriebs, Export (z. B. DATEV-Format), Umwandlung von Sprache in Text, Archivierung von Belegen, Löschen.

Zweck: Bereitstellung der Büroagent-Funktionen für die Büroorganisation des Betriebs: Kontakte, Angebote, Aufträge, Termine, Zeiterfassung, Aufmaß, Rechnungen, Belegarchiv, Export an die Steuerberatung und Sprachassistent.

KI-Funktionen: Bestimmte Assistenzfunktionen (zum Beispiel das Erkennen von Angaben aus Mails, Belegen oder diktiertem Text und Vorschläge zur Zuordnung) nutzen ein Sprachmodell eines Unterauftragsverarbeiters (Anhang IV Nr. 3). Sie sind ausgeschaltet, bis der Betrieb sie freischaltet.

• Übermittelt werden nur die für die jeweilige Anfrage nötigen Inhalte: der Text der Anfrage oder Nachricht, die dazu nötigen Auszüge aus Kontakten, Angeboten und Aufträgen und bei der Belegerkennung das Bild oder PDF des Belegs. Tonaufnahmen werden nicht an das Sprachmodell übermittelt; es erhält höchstens den daraus erkannten Text.
• Der Unterauftragsverarbeiter nutzt die Inhalte nicht zum Training seiner Modelle. Er speichert Ein- und Ausgaben nach seinen Bedingungen in der Regel höchstens 30 Tage und löscht sie danach; länger nur, wenn Inhalte gegen seine Nutzungsrichtlinien verstoßen oder ein Gesetz es verlangt.
• Jede Anfrage ist an den angemeldeten Betrieb gebunden; Inhalte eines Betriebs fließen nicht in Vorschläge für einen anderen Betrieb ein.
• Vorschläge der KI speichert Büroagent im Konto des Betriebs, bis eine Person sie bestätigt oder verwirft oder sie ablaufen; den Verbrauch je Anfrage protokolliert Büroagent für die Abrechnung des KI-Umfangs.
• Ergebnisse sind Vorschläge; gebucht oder versendet wird erst nach Bestätigung durch eine Person im Betrieb.

Ort der Verarbeitung: Rechenzentren in Deutschland (Anhang IV Nr. 1). Ausnahmen: Versand von E-Mails über einen Dienstleister in der EU (Anhang IV Nr. 2) und, nur wenn der Betrieb die KI-Funktionen freigeschaltet hat, Übermittlung der jeweils nötigen Inhalte in die USA (Anhang IV Nr. 3).

Dauer: für die Laufzeit des Nutzungsvertrags einschließlich Testphase. Nach Ende eines kostenpflichtigen Vertrags kann der Betrieb seine Daten 30 Tage lang ansehen und exportieren; nach Ende einer Testphase ohne Tarifbuchung 90 Tage. Der Auftragsverarbeiter weist vor der Löschung per E-Mail darauf hin. Danach werden die Daten gelöscht, spätestens nach weiteren 14 Tagen auch aus Sicherungskopien. Die Löschung bestätigt der Auftragsverarbeiter auf Wunsch in Textform (Klausel 10 Buchstabe d).

Aufbewahrungspflichtige Belege: Rechnungen und andere Belege, die der Betrieb nach § 147 AO oder § 257 HGB aufbewahren muss, legt Büroagent während der Vertragslaufzeit unveränderbar ab. Die Aufbewahrungspflicht trägt der Betrieb; er erhält die Belege beim Export vollständig. Nach Vertragsende bewahrt der Auftragsverarbeiter keine Belege für den Betrieb auf, es sei denn, das ist gesondert vereinbart.

Löschübersicht

Die Löschung bestätigt der Auftragsverarbeiter auf Wunsch in Textform.

Anhang III – Technische und organisatorische Maßnahmen

Stand Oktober 2026. Der Auftragsverarbeiter entwickelt die Maßnahmen weiter. Das Schutzniveau darf dabei nicht sinken. Nachweise (Konfiguration, Testprotokolle, Wiederherstellungsberichte) hält er vor und legt sie dem Betrieb auf Anfrage vor.

Vertraulichkeit

• Zutritt: Betrieb ausschließlich in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland (Zutrittskontrolle und Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 durch den Rechenzentrumsbetreiber).
• Zugang zu Servern nur per SSH-Schlüssel, keine Passwort-Anmeldung; Zugang nur für den Auftragsverarbeiter.
• Zugriff des Auftragsverarbeiters auf Daten eines Betriebs nur über einen befristeten Support-Zugang auf Bitte des Betriebs; er wird danach entfernt. Anlage und Entfernen werden protokolliert.
• Zugangsrechte werden bei Wegfall entzogen und mindestens einmal im Jahr überprüft.
• Anmeldung der Nutzer über eine eigene Identitätsverwaltung (Keycloak) mit Schutz gegen Passwort-Durchprobieren (Sperre nach Fehlversuchen).
• Rollen und Rechte im Betrieb: Inhaber legen fest, wer was sehen und ändern darf. Der Server prüft Rolle und Recht bei jedem Zugriff.
• Trennung der Mandanten: jeder Betrieb hat ein eigenes Datenbankschema; jeder Zugriff ist an den angemeldeten Betrieb gebunden. Das gilt auch für Dateiabrufe, Exporte, Hintergrundaufgaben und KI-Anfragen.
• Übertragung nur verschlüsselt (TLS).
• Zugangsdaten und Schlüssel (auch für Dienstleister wie E-Mail-Versand und KI) liegen nicht im Programmcode, sondern nur auf dem Server, und sind nur dem Auftragsverarbeiter zugänglich.

Integrität

• Änderungsprotokoll: wer hat wann was geändert.
• Festgeschriebene Rechnungen und Belege werden verkettet gespeichert (Prüfsummenkette), sodass nachträgliche Änderungen auffallen. Korrekturen erfolgen nur über Storno und neue Rechnung.
• KI-Vorschläge werden nicht ohne Bestätigung durch eine Person gebucht oder versendet.

Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Tägliche Sicherung von Datenbank und Dateiablage, Aufbewahrung 14 Tage, Zugriff nur für den Auftragsverarbeiter.
• Unveränderbare Ablage festgeschriebener Belege im Dateispeicher (Object Lock).

Protokollierung und Sicherheitsvorfälle

• Protokolliert werden Änderungen an den Daten im Konto (Änderungsprotokoll), Anlage und Entfernen von Support-Zugängen sowie technische Fehler. Technische Protokolle kann nur der Auftragsverarbeiter einsehen; Aufbewahrung siehe Löschübersicht in Anhang II.
• Ablauf bei Sicherheitsvorfällen: erkennen, eindämmen, bewerten, Betrieb nach Ergänzender Vereinbarung 6 informieren, beheben, dokumentieren.

Verfahren zur Überprüfung

• Automatisierte Tests, unter anderem für Rollen und Rechte und für die Trennung der Betriebe.
• Überprüfung dieser Maßnahmen mindestens einmal im Jahr und nach jedem Sicherheitsvorfall.

Unterstützung des Verantwortlichen (Klauseln 8 und 9)

• Auskunft und Export: Der Betrieb kann seine Daten nach AGB § 7 Abs. 3 selbst exportieren; weitere Daten stellt der Auftragsverarbeiter auf Anfrage bereit. Bei Anfragen betroffener Personen hilft er innerhalb von 5 Werktagen.
• Datenpannen: Meldung an den Betrieb unverzüglich, spätestens 24 Stunden nachdem der Auftragsverarbeiter davon erfahren hat, an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse des Inhabers (Ergänzende Vereinbarung 6).
• Anlaufstelle: hallo@buero-agent.de.

Anhang IV – Liste der Unterauftragsverarbeiter

Folgende Bestandteile betreibt der Auftragsverarbeiter selbst auf den Servern von Nr. 1; sie sind keine Unterauftragsverarbeiter: Datenbank, Dateiablage, Identitätsverwaltung (Keycloak), Spracherkennung.