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Allgemeine Geschäftsbedingungen (Fassung vom 23.10.2026)

Frühere Fassung. Die aktuelle Fassung steht unter buero-agent.de/agb.

Stand: 23. Oktober 2026 (Version 2026-10-23)

§ 1 Anbieter und Geltungsbereich

(1) Anbieter von Büroagent ist Jeffrey Hart, Triftweg 6, 38173 Sickte, E-Mail hallo@buero-agent.de („Anbieter“).

(2) Diese Bedingungen gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software Büroagent als Online-Dienst zwischen dem Anbieter und seinen Kunden („Kunde“).

(3) Büroagent richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Mit der Anmeldung bestätigt der Kunde, Büroagent für seine gewerbliche oder selbständige berufliche Tätigkeit zu nutzen.

(4) Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

(5) Die Pflichten im elektronischen Geschäftsverkehr nach § 312i Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3 und Satz 2 BGB werden abbedungen. Der Anbieter bestätigt jede Tarifbuchung trotzdem per E-Mail mit Tarif, Preis und Beginn.

§ 2 Vertragsschluss

(1) Der Vertrag über die kostenlose Testphase kommt zustande, wenn der Kunde auf buero-agent.de ein Konto anlegt, diesen Bedingungen und dem Auftragsverarbeitungsvertrag zustimmt und der Anbieter das Konto freischaltet.

(2) Der kostenpflichtige Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde im Konto einen Tarif bucht. Vor der Buchung sieht er Tarif, Preis und Zahlungsweise und kann seine Angaben korrigieren.

(3) Die Person, die das Konto anlegt oder einen Tarif bucht, versichert, den Betrieb vertreten zu dürfen.

(4) Der Anbieter speichert den Vertragstext und die Version, der der Kunde zugestimmt hat. Die jeweils gültige Fassung steht unter buero-agent.de/agb; die vereinbarte Fassung kann der Kunde im Konto abrufen.

§ 3 Kostenlose Testphase

(1) Die ersten 28 Tage ab Anlage des Kontos sind kostenlos („Testphase“). Für die Testphase werden keine Zahlungsdaten abgefragt.

(2) Die Testphase endet automatisch. Sie geht nur in einen kostenpflichtigen Vertrag über, wenn der Kunde ausdrücklich einen Tarif bucht.

(3) Bucht der Kunde keinen Tarif, kann er seine Daten nach Ende der Testphase 90 Tage lang ansehen und exportieren, aber nicht mehr bearbeiten. Der Anbieter erinnert ihn mindestens zweimal per E-Mail, zuletzt spätestens 7 Tage vor der Löschung. Danach löscht der Anbieter das Konto und alle Daten nach § 7 Abs. 4.

(4) Der Kunde kann sein Testkonto jederzeit selbst löschen. Vorher kann er seine Daten nach § 7 Abs. 3 exportieren. Mit der Löschung entfernt der Anbieter alle Daten des Kontos endgültig; er bewahrt keine Daten für den Kunden auf. Die Aufbewahrungspflichten des Kunden (§ 8 Abs. 3) bleiben unberührt.

§ 4 Leistungen

(1) Der Anbieter stellt Büroagent über das Internet zur Nutzung bereit. Zum vertraglichen Leistungsumfang gehören die Funktionen, die bei der Buchung auf buero-agent.de für den gebuchten Tarif beschrieben sind („Kernfunktionen“), unter anderem Kontakte, Angebote, Aufträge, Termine, Zeiterfassung, Rechnungen einschließlich E-Rechnung, Belegablage und DATEV-Export.

(2) Büroagent wird weiterentwickelt. Der Anbieter darf Funktionen ändern, wenn das für den Kunden zumutbar ist, insbesondere wenn die Änderung der Sicherheit, einer geänderten Rechtslage oder neuen technischen Standards dient oder eine Funktion durch eine gleichwertige ersetzt. Schränkt eine Änderung eine Kernfunktion wesentlich ein, kündigt der Anbieter sie mindestens 6 Wochen vorher an; der Kunde kann den Vertrag bis dahin kündigen und erhält im Voraus gezahlte Entgelte anteilig zurück.

(3) Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit von 99 % im Monatsmittel an. Wartungsarbeiten kündigt er nach Möglichkeit vorher an und legt sie in nutzungsarme Zeiten. Der Anbieter erbringt seine Leistung am Übergang des Rechenzentrums zum Internet; für die Internetverbindung des Kunden und seine Geräte ist der Kunde verantwortlich.

(4) Assistenzfunktionen, die mit künstlicher Intelligenz arbeiten (zum Beispiel das Erkennen von Angaben aus Mails, Belegen oder Sprache), erzeugen Vorschläge und sind in Büroagent als solche erkennbar. Gebucht, festgeschrieben oder versendet wird erst, wenn eine Person im Betrieb bestätigt.

(5) Die Daten werden auf Servern in Rechenzentren in Deutschland gespeichert und verarbeitet. Ausnahmen sind der Versand von E-Mails über einen Dienstleister in der EU und — nur wenn der Kunde die KI-Funktionen freigeschaltet hat — die Übermittlung der jeweils nötigen Inhalte an einen Anbieter von KI-Modellen in den USA. Welche Dienstleister das sind, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag.

(6) Einzelne Zusatzfunktionen kann der Anbieter vorab als „Beta“ bereitstellen. Sie sind in Büroagent deutlich so gekennzeichnet, gehören nicht zu den Kernfunktionen, sind kostenlos und müssen vom Kunden selbst eingeschaltet werden. Der Anbieter darf sie jederzeit ändern oder einstellen. Für Beta-Funktionen gilt § 10 Abs. 4.

(7) Der Anbieter leistet Unterstützung per E-Mail an hallo@buero-agent.de, werktags (Montag bis Freitag, ohne bundeseinheitliche Feiertage). Er antwortet in der Regel innerhalb von zwei Werktagen. Rechts- und Steuerberatung sowie Schulungen gehören nicht dazu.

(8) Büroagent läuft in einem aktuellen Browser (Chrome, Safari, Firefox oder Edge) auf Computer, Tablet oder Handy.

§ 5 Tarife, Preise und Zahlung

(1) Es gelten die Tarife und Preise, die bei der Buchung auf buero-agent.de angegeben sind. Alle Preise sind Monatspreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Tarife richten sich nach der Zahl der Zugänge:

(3) Das Entgelt ist monatlich im Voraus fällig. Ein Wechsel in einen größeren Tarif gilt sofort und wird anteilig berechnet; ein Wechsel in einen kleineren Tarif gilt ab dem nächsten Abrechnungsmonat.

(4) Der bei der Buchung vereinbarte Preis gilt, solange der Vertrag läuft. Möchte der Anbieter ihn ändern, bietet er dem Kunden die Änderung mindestens 6 Wochen vorher in Textform an. Die Änderung gilt nur, wenn der Kunde ausdrücklich zustimmt. Stimmt er nicht zu, läuft der Vertrag zum bisherigen Preis weiter; das Recht beider Parteien zur Kündigung nach § 6 bleibt unberührt.

(5) Schlägt eine Zahlung fehl, informiert der Anbieter den Kunden per E-Mail und gibt ihm mindestens 14 Tage, sie nachzuholen. Ist der Kunde danach mit einem nicht unerheblichen Betrag mehr als 30 Tage in Verzug, darf der Anbieter den Zugang nach vorheriger Ankündigung auf Lesen und Export beschränken, bis die offene Zahlung eingegangen ist. Lesen und Export bleiben in jedem Fall möglich.

(6) KI-Funktionen sind je Tarif in einem monatlichen Umfang enthalten, der bei der Buchung angegeben ist. Ist er aufgebraucht, stehen die KI-Funktionen bis zum nächsten Abrechnungsmonat nicht zur Verfügung; alle anderen Funktionen bleiben nutzbar. Der Anbieter zeigt den Verbrauch im Konto an und weist rechtzeitig darauf hin.

§ 6 Laufzeit und Kündigung

(1) Der kostenpflichtige Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Beide Parteien können ihn jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats kündigen.

(2) Die Kündigung erfolgt in Textform (zum Beispiel per E-Mail an hallo@buero-agent.de) oder über die entsprechende Funktion im Konto. Der Anbieter bestätigt den Eingang.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(4) Was nach Vertragsende mit den Daten geschieht, regelt § 7 Abs. 4.

§ 7 Datensicherung, Export und Löschung

(1) Der Anbieter sichert die Daten des Kunden (Datenbank und Dateiablage) täglich und bewahrt jede Sicherung 14 Tage auf.

(2) Gehen Daten durch einen technischen Fehler, einen Sicherheitsvorfall oder ein Versehen des Anbieters verloren, stellt der Anbieter sie aus der letzten verfügbaren Sicherung unverzüglich wieder her und informiert den Kunden, welcher Zeitraum betroffen ist. Löscht der Kunde selbst versehentlich Daten, hilft der Anbieter auf Anfrage bei der Wiederherstellung aus den Sicherungen, soweit das technisch möglich ist.

(3) Der Kunde kann seine Daten jederzeit selbst exportieren, insbesondere

Weitere Daten, zum Beispiel eingegangene Belege mit den Originaldateien oder Kontakte, Angebote, Aufträge, Termine und Zeiten als Tabelle (CSV), stellt der Anbieter auf Anfrage innerhalb von 10 Werktagen kostenlos bereit.

(4) Nach dem Ende des kostenpflichtigen Vertrags kann der Kunde seine Daten 30 Tage lang ansehen und exportieren. Der Anbieter weist ihn bei Vertragsende per E-Mail darauf hin. Danach löscht der Anbieter die Daten; aus den Sicherungen verschwinden sie spätestens nach weiteren 14 Tagen. Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

§ 8 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde hält seine Zugangsdaten geheim, vergibt Zugänge nur an eigene Mitarbeiter und legt deren Rechte im Konto fest. Er informiert den Anbieter unverzüglich, wenn er einen Missbrauch vermutet.

(2) Der Kunde gibt keine rechtswidrigen Inhalte ein und nutzt Büroagent nicht in einer Weise, die den Betrieb des Dienstes oder andere Kunden beeinträchtigt.

(3) Der Kunde bleibt für den Inhalt seiner Rechnungen, Buchungen und Exporte verantwortlich, insbesondere für Steuersätze, Pflichtangaben und Fristen. Büroagent ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Pflichten aus der Abgabenordnung und den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD), einschließlich Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation, bleiben beim Kunden. Büroagent unterstützt ihn dabei durch eine gegen nachträgliche Änderung geschützte Ablage festgeschriebener Belege und durch Exporte; der Anbieter sichert nicht zu, dass Büroagent für sich allein alle Anforderungen der GoBD erfüllt.

(4) Aufbewahrungspflichtige Unterlagen exportiert der Kunde spätestens vor dem Ende seines Vertrags (§ 7 Abs. 3 und 4).

(5) Verarbeitet der Kunde personenbezogene Daten in Büroagent, ist er dafür datenschutzrechtlich verantwortlich. Der Anbieter verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag (buero-agent.de/avv), der Bestandteil dieses Vertrags ist.

(6) Übernimmt der Kunde Vorschläge der KI-Funktionen, prüft er sie vorher. Gesetzliche Pflichten beider Parteien aus der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) bleiben unberührt; trifft den Kunden als Betreiber eine eigene Transparenzpflicht gegenüber seinen Kunden, erfüllt er sie.

(7) Über Büroagent versendet der Kunde Geschäftspost an seine Kunden und Lieferanten (zum Beispiel Angebote, Rechnungen, Erinnerungen). Werbung versendet er darüber nur an Empfänger, die eingewilligt haben oder bei denen § 7 Abs. 3 UWG erfüllt ist. Für Inhalt und Pflichtangaben seiner Nachrichten ist er verantwortlich.

(8) Verträge mit seinen eigenen Kunden schließt der Kunde selbst; der Anbieter wird nicht Vertragspartei.

(9) Machen Dritte gegen den Anbieter Ansprüche geltend, weil der Kunde schuldhaft gegen Pflichten aus diesem Paragraphen verstoßen hat, stellt der Kunde den Anbieter davon einschließlich angemessener Kosten der Rechtsverteidigung frei. Das gilt nicht, soweit der Anbieter den Schaden selbst verursacht hat. Der Anbieter informiert den Kunden unverzüglich, stimmt das weitere Vorgehen mit ihm ab und erkennt Ansprüche nicht ohne seine Zustimmung an.

§ 9 Nutzungsrechte und Daten

(1) Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, Büroagent im Rahmen seines Tarifs für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen.

(2) Alle Daten, die der Kunde eingibt oder hochlädt, bleiben seine Daten. Der Anbieter nutzt sie nur, um die Leistung zu erbringen, und nicht für eigene Zwecke, insbesondere nicht zum Training von KI-Modellen. Vorschläge, die Büroagent aus den Daten eines Betriebs lernt, sieht nur dieser Betrieb.

(3) Dokumente und Exporte, die der Kunde mit Büroagent erstellt (zum Beispiel Angebote und Rechnungen), darf er ohne Einschränkung nutzen, auch nach Vertragsende.

(4) Rechte an der Software Büroagent und an ihrer Weiterentwicklung liegen beim Anbieter. Zur Fehlersuche und Verbesserung darf der Anbieter technische Nutzungsdaten (zum Beispiel Fehlermeldungen, Ladezeiten, genutzte Funktionen) auswerten, und zwar nur so, dass sie keiner Person und keinem Betrieb zugeordnet werden können. Inhalte des Kunden gehören nicht dazu.

§ 10 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz, bei arglistig verschwiegenen Mängeln und soweit er eine Garantie übernommen hat.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur, wenn er eine Pflicht verletzt, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf (wesentliche Vertragspflicht). Die Haftung ist dann auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Bei Verlust von Daten haftet der Anbieter im Rahmen der Absätze 1 und 2. Bei leichter Fahrlässigkeit ist die Haftung auf den Schaden begrenzt, der auch bei der Datensicherung nach § 7 Abs. 1 eingetreten wäre.

(4) Während der kostenlosen Testphase und für kostenlose Beta-Funktionen (§ 4 Abs. 6) haftet der Anbieter nur in den Fällen des Absatzes 1.

(5) Die Absätze gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

§ 11 Mängel

(1) Der Kunde meldet Mängel unverzüglich mit einer nachvollziehbaren Beschreibung an hallo@buero-agent.de.

(2) Der Anbieter beseitigt Mängel in angemessener Frist. Bis dahin kann er eine Umgehungslösung bereitstellen, wenn diese dem Kunden zumutbar ist.

(3) Ergebnisse von KI-Funktionen sind Vorschläge (§ 4 Abs. 4). Dass ein Vorschlag im Einzelfall unvollständig oder falsch ist, ist für sich allein kein Mangel; eine KI-Funktion, die nicht wie beschrieben arbeitet, schon.

(4) Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bei Vertragsschluss bereits vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen. § 10 bleibt unberührt.

(5) Ansprüche wegen Mängeln verjähren in 12 Monaten. Das gilt nicht für Ansprüche in den Fällen des § 10 Abs. 1.

§ 12 Vertraulichkeit, Datenschutz und Mitteilungen

(1) Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der anderen Partei vertraulich, auch über das Vertragsende hinaus.

(2) Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag. Über die Verarbeitung der Daten des Kunden als Vertragspartner informiert die Datenschutzerklärung.

(3) Mitteilungen, die zum Vertrag gehören (zum Beispiel Rechnungen, Ende der Testphase, Erinnerungen vor der Löschung, Sicherheitshinweise, Vertragsänderungen), sendet der Anbieter an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse. Werbung per E-Mail sendet er nur, wenn der Kunde eingewilligt hat oder die Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG vorliegen; auf das Recht, jederzeit zu widersprechen, weist er bei der Registrierung und in jeder solchen Nachricht hin.

§ 13 Änderungen dieser Bedingungen

(1) Änderungen dieser Bedingungen werden nur mit Zustimmung des Kunden wirksam. Der Anbieter bietet sie mindestens 6 Wochen vor dem geplanten Wirksamwerden in Textform an und kennzeichnet, was sich ändert.

(2) Stimmt der Kunde nicht zu, gilt für ihn die bisherige Fassung weiter. Das Recht beider Parteien zur Kündigung nach § 6 bleibt unberührt.

(3) Rein redaktionelle Änderungen, die Rechte und Pflichten nicht berühren (zum Beispiel eine neue Anschrift oder die Berichtigung von Schreibfehlern), teilt der Anbieter nur mit.

§ 14 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag der Sitz des Anbieters.

(3) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.

(4) Der Anbieter darf den Vertrag einschließlich des Auftragsverarbeitungsvertrags auf eine Gesellschaft übertragen, an der er mehrheitlich beteiligt ist, wenn diese Büroagent zu unveränderten Bedingungen fortführt und die Daten weiterhin nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag verarbeitet. Er kündigt die Übertragung mindestens 6 Wochen vorher an und nennt die Gesellschaft. Der Kunde kann bis zur Übertragung kostenfrei kündigen und erhält im Voraus gezahlte Entgelte anteilig zurück. Jede andere Übertragung braucht die Zustimmung des Kunden.

(5) Erklärungen nach diesem Vertrag genügen der Textform (zum Beispiel E-Mail). Der Anbieter nutzt die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse; der Kunde hält sie aktuell.

(6) Der Kunde kann mit Forderungen aufrechnen, die unbestritten, rechtskräftig festgestellt oder entscheidungsreif sind. Mit Gegenforderungen aus diesem Vertrag, insbesondere wegen Mängeln, kann er ohne diese Einschränkung aufrechnen.

(7) Der Kunde versichert, dass er keinen Sanktionen unterliegt, die nach dem Recht der Europäischen Union oder der Bundesrepublik Deutschland eine Bereitstellung von Büroagent an ihn verbieten. Ändert sich das, informiert er den Anbieter unverzüglich; der Anbieter darf den Zugang dann sperren, soweit das Recht es verlangt.